Werkplekinspecties: zo voer je ze uit

Het uitvoeren van werkplekinspecties is en blijft een lastig onderdeel van het VCA-systeem. Even kort wat de VCA-norm in hoofdstuk 7 ‘VGM-inspecties’ met betrekking tot werkplekinspecties vraagt:

Er is een procedure waarin de volgende zaken zijn beschreven:                                   

• uitvoering van de inspecties
• positieve bevindingen van de inspecties
• opvolging van waargenomen verbeterpunten
• gebruik van de checklist

Inspecties worden tenminste eenmaal per maand per operationele werkplek uitgevoerd door operationeel leidinggevenden. Onder verantwoordelijkheid van de operationeel leidinggevende, mogen de operationele medewerkers de werkplekinspectie uitvoeren.

Er worden inspectieverslagen gemaakt, waarin opgenomen positieve bevindingen, geconstateerde afwijkingen, uit te voeren verbeteracties, uitvoeringsverantwoordelijkheden en de bepaling van de tijdsduur voor de uitvoering

Er is een actieplan met daarin:

• actiepunten voortkomend uit de inspecties
• de verantwoordelijkheden voor de uitvoering en toetsing
• tijdsplanning

De (operationele)directieleden nemen minimaal eenmaal per kwartaal deel aan een werkplekinspectie op een werklocatie. 

Naast deze minimumeisen moet er een aantal documenten aanwezig zijn. Het betreft de procedure met betrekking tot de uitvoering van de werkplekinspecties en de verslagen van de uitgevoerde inspecties en de follow-up hiervan.

In de VCA-norm staat dat er bij werkzaamheden van korte duur een programma kan worden uitgewerkt waarbij de frequentie naar verhouding wordt behaald, rekening houdend met de risico’s.

Theorie vs praktijk

Dat is de theorie. De praktijk is weerbarstiger. Veel VCA-gecertificeerde bedrijven, maar ook VCA-adviseurs denken bijvoorbeeld dat de werkplekinspecties 1x per maand uitgevoerd moeten worden. En dat is een misvatting. 

Werkplekinspecties moeten inderdaad 1x per maand worden uitgevoerd. Dit geldt dan wel per operationele werkplek. En bij deze toevoeging wordt het soms onduidelijk. Wat wordt bedoeld met ‘operationele werkplek’?. 

Beschouw een operationele werkplek als een project, waar activiteiten worden uitgevoerd. Andere stelregel is het aantal bedrijfswagens. Beschikt het bedrijf over bijvoorbeeld 10 bedrijfswagens, gaat men ervan uit dat er op 10 operationele werkplekken activiteiten worden uitgevoerd. Voortbordurend op het voorbeeld houdt dit in dat er maandelijks 10 werkplekinspecties moeten worden uitgevoerd.

Waarom en waarvoor?

En dan kan de vraag opkomen: waarom en waarvoor doen wij dit? Antwoord is feitelijk heel simpel: Het in stand houden dan wel bevorderen van een veilige werkomgeving en werkwijze. Dat is de doelstelling van het uitvoeren van werkplekinspecties. 

Ombuigen naar de praktijk

Het laatste wat een bedrijf wil, is dat er een ongeval plaatsvindt. Ongeacht of het nu een ongeval met of zonder verzuim, een onveilige handeling of onveilige situatie betreft.

Helaas 100% veiligheid bestaat niet. Uit ongevallenstatistieken blijkt telkens weer dat het aantal gemelde arbeidsincidenten hoog blijft. Wat niet in de statistieken staat, is het aantal arbeidsongevallen dat niet gemeld wordt. 

Kortom, cijfers en aannames waar geen enkele ondernemer blij van wordt. Naast het persoonlijk leed van het slachtoffer, kost een ongeval altijd veel geld. Denk bijvoorbeeld alleen maar aan de verzuimdagen.                                 

Om het aantal VGM-incidenten te beperken, is het frequent uitvoeren van werkplekinspecties een goed en effectief middel. 

Een aantal voordelen van goede uitgevoerde werkplekinspecties:

• Het tijdig signaleren van afwijkingen in werkplekcondities en gedrag en handelingen van medewerkers en het treffen van corrigerende maatregelen gericht op het voorkomen van ongevallen en VGM-incidenten.
• Het vergroten van de betrokkenheid. Medewerkers stellen het op prijs als hun werkzaamheden gewaardeerd worden;
• Het verhoogt de beroepstrots van de operationele medewerkers;
• het geeft inzicht in de omstandigheden waarin de operationele medewerkers de werkzaamheden moeten uitvoeren. Komen deze overeen met de werkvoorbereiding, of wijken deze ernstig af;
• Het houdt medewerkers scherp. Het voorkomt de zogenoemde bedrijfsblindheid. Bij het uitvoeren van een werkplekinspectie wordt er specifiek gekeken naar de omgeving en risico’s;
• Het biedt aanknopingspunten voor verbeteringen. In overleg met de medewerkers kunnen eventuele knelpunten besproken worden. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om de arbeidsomstandigheden te verbeteren;
• Conform de Arbowet (Artikel 8 lid 4) moet de werkgever toezien op de naleving van de instructies en voorschriften gericht op het voorkomen of beperken van de risico’s, alsmede het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen;
• Directie ondervindt wat er op de werkvloer gebeurd. Medewerkers stellen aanwezigheid van de directie op de werkplek op prijs;
• Het biedt input voor onderwerpen voor een toolboxmeeting;
• Combineren met een aantal andere VCA-vragen. Betreft onder meer: toepassen LMRA, signalering onveilige handelingen, onveilige situaties en actualiseren van de actielijst. Daarnaast is het maken van een koppeling naar de VGM-RIE mogelijk.

Hopelijk groeit het enthousiasme

De VCA-norm vraagt het gebruik van een checklijst. Hoe de invulling van de checklijst is, kan het bedrijf zelf invullen. Vermijd echter om vragen uitsluitend met ja, nee of n.v.t. te beantwoorden. 

Noteer op de checklijst enkele essentiële kernwoorden. Maak gebruik van kernwoorden die in de VCA-checklijst voorkomen. Bijvoorbeeld het onderwerp LMRA (VCA-vraag 2.3): Maak een praatje met een medewerker, en probeer te achterhalen of de risico’s bekend zijn. Welke preventieve maatregelen getroffen zijn en dergelijke. 

Een ander voorbeeld is hoe een en ander geregeld is in het geval van een calamiteit (VCA-vraag 6.1). Is het bekend hoe er gehandeld moet worden in geval van een calamiteit, en zijn de juiste middelen aanwezig. Wordt er gewerkt met arbeidsmiddelen zijn de VCA-vragen 9.1 en 9.2 relevant. Beschikken de medewerkers over de juiste arbeidsmiddelen en PBM, en zijn deze in goede staat. Zijn de arbeidsmiddelen voorzien van een geldige keuringsticker. 

Vanuit hoofdstuk 3 ‘Opleiding, voorlichting en instructie’ van de VCA-checklijst is tijdens het uitvoeren van een werkplekinspectie ook het een en ander te filteren. Denk bijvoorbeeld aan de vereiste certificaten voor het uitvoeren van werkzaamheden. Medewerkers laten graag hun VCA-diploma en andere bewijzen van vakbekwaamheid zien.

Goed gegaan of goed gedaan

VCA-vraag 11.1 (Procedure voor het melden en registraties van ongevallen van medewerkers met en zonder verzuim/werkverlet, bijna-ongevallen en overige VGM-incidenten) vraagt wat meer aandacht. Tijdens audits blijkt dat hier onvoldoende tot geen aandacht aan wordt geschonken. 

Uitsluitend ongevallen met verzuim worden hier in voorkomend geval ingevuld. En dat is niet de bedoeling van deze VCA-vraag 11.1. 

Vanzelfsprekend moeten ongevallen met verzuim gemeld worden. Dat is geen enkele discussie. Wat echter vaak vergeten wordt, is dat VCA-vraag 11.1 ook een vermelding vraagt van:

• ongevallen zonder verzuim/werkverlet (vanaf EHBO) 
• bijna-ongevallen
• onveilige situaties en handelingen
• overige VGM-incidenten (bijvoorbeeld materiële schade en milieu-incidenten).

Het uitvoeren van een werkplekinspectie is een geschikt moment om met de operationele medewerker(s) naar bovenstaande aspecten te kijken. Bij de juiste vraagstelling is het niet te verwachten dat er geen voorbeelden genoemd worden. 

Het is niet realistisch dat er op een werkplek geen verbetermogelijkheden zijn. Operationeel leidinggevenden moeten getraind zijn om onveilige situaties en handelingen te zien. Constateren van materiële schade is vaak laaghangend fruit. Het is slechts zelden dat er bijvoorbeeld op een hoogwerker, heftruck of bedrijfswagen geen krasje of andere beschadiging te zien is. Op een positieve wijze het gesprek aangaan, geeft verrassende inzichten.

Over positief gesproken: beschrijf tijdens elke werkplekinspectie de positieve bevindingen. Positieve aandacht is belangrijk. Geef complimenten. Benoem het compliment. Als voorbeeld: fijn dat je je veiligheidsschoenen draagt – goed dat je op de juiste wijze de gehoorbescherming gebruikt – positief dat je hebt gezorgd voor een werkplek zonder val- of struikelgevaar. Leg de complimenten vast op de checklijst.

Vraag toestemming om foto’s/video-opnames te maken

Beschouw het materiaal niet als bewijsmiddel. Bedoeling is om vast te leggen wat geconstateerd is. Beeld zegt meer dan woorden, is het adagium. Maak foto’s van verbetermogelijkheden, en vooral ook van positieve omstandigheden. 

Ook hier geldt weer, goed observeren. Wat zie je precies. Is dit correct, of moet hier iets gebeuren. Bijvoorbeeld: toegang tot het dak. Er wordt gebruikgemaakt van een ladder. Deze ladder steekt een klein stukje uit aan de bovenrand van het dak. Voor velen een herkenbaar tafereel. 

Voorkom discussies. Ga wel het gesprek aan wat de medewerkers hiervan vinden. Zijn er geen andere mogelijkheden voorhanden. Of was het roeien met de riemen die er zijn. 

Interessante input voor verbetermogelijkheden, en een actueel toolbox-onderwerp. Hier speelt kennis en ervaring een rol. De tekortkoming moet wel gezien worden. 

Aan de slag

Het maken van de eerste stap is lastig. Probeer de werkplekinspecties interactiever te maken. Lange lijstjes met uitsluitend OK of NOK zijn niet van toegevoegde waarde. Korte, bondige en vooral praktijkgerichte informatie is belangrijker. Het geeft input voor het continu verbeteren van de arbeidsomstandigheden voor de medewerkers. Daarnaast wordt het VCA-systeem volwassener. De operationele medewerkers worden meer betrokken bij het VCA-systeem. 

Welbeschouwd kan bijna de volledige VCA-checklijst toegepast worden tijdens een werkplekinspectie. Ook VCA-vraag 2.1 over de VGM-RIE komt ter sprake. Zijn de activiteiten op de locatie beschreven in de RIE, en komen deze overeen. Op deze wijze wordt ook de VGM-RIE op een positieve wijze benaderd en wordt ook dit een dynamisch document.

Door deze werkwijze wordt het voldoen aan de onder VCA-vraag 1.5 gevraagde actielijst eveneens een heel stuk makkelijker.