Werkplekinspecties kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd. In de praktijk blijkt de ene methode wel effectiever dan de andere. In een serie van drie artikelen en een formulier gaan wij dieper in op verschillende aanpakken. Als laatste een Vlaams voorbeeld.

Een goede werkgever neemt veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerkers serieus. Daarom laat hij of zij onder meer werkplekinspecties uitvoeren, een bekend instrument.

De operationeel leidinggevenden dienen de werkplek minimaal eenmaal per maand te inspecteren. De werkgever signaleert hierdoor op tijd onveilige situaties en kan daardoor ongevallen voorkomen. 

Bovendien bevordert die hiermee het veiligheidsbewustzijn. 

Op een metaalbedrijf in de Belgische provincie West-Vlaanderen, dat VCA-P gecertificeerd is, worden de werkplekinspecties met een ‘vooruitstrevende stijl’ uitgevoerd. Dit kan een suggestie zijn om eens op een andere manier, een effectieve werkplekinspectie uit te voeren.

Op welke wijze worden de werkplekinspecties uitgevoerd?

De operationeel leidinggevende (de ‘meestergast’) voert daar maandelijks per operationele werkplek een werkplekinspectie uit. Er is een procedure werkplekinspecties en een formulier werkplekinspecties beschikbaar. Het formulier is als voorbeeld bijgevoegd.

Het eerste gedeelte van het formulier is erop gericht om primair het gesprek met medewerkers aan te gaan met betrekking tot veiligheid op de werkplek en de verschillende percepties hier van.

Het meest effectief is om eerst medewerkers aan te spreken die bijvoorbeeld met elkaar werken. Om deze manier van werkplekinspecties zo effectief mogelijk te houden, is het van belang om variatie aan te brengen in de gesprekken. Tips hiervoor:

• Een goed gesprek met één of twee medewerkers is effectiever dan een aantal kortere gesprekken achter elkaar met meerdere werknemers
• Tracht in een jaar alle werknemers minimaal één keer gesproken te hebben
• Neem tijd voor werknemers die willen spreken over veiligheid, gezondheid en welzijn

Allereerst zal de meestergast aan medewerkers vragen om een veiligheidsscore op een schaal van 0 tot 10 te geven van hun werkplek maar ook van hun eigen handelen. Hierbij is het van belang om te focussen op de motivatie voor deze scores.

Daarna zal de meestergast vragen of de medewerkers de afgelopen maand aangesproken zijn op veiligheid (in positieve of in negatieve zin). De meestergast vult hier de door hem of haar zelf gegeven feedback in of vraagt aan de medewerkers of ze door andere leidinggevenden aangesproken zijn over veiligheid. Hierbij is het van belang om te focussen op het effect hiervan.

Om te voorkomen dat de vraag eenvoudig met ‘nee’ beantwoordt wordt, kun je ook vragen of collega’s elkaar aangesproken hebben over veiligheid, met focus op positieve zin. Bijvoorbeeld: heeft u complimenten ontvangen over veilig werken?

Vervolgens zal de meestergast vragen of de medewerkers de afgelopen maand onveilige handelingen hebben moeten uitvoeren. Om te voorkomen dat de vraag eenvoudig met ‘nee’ beantwoord wordt, kun je bijvoorbeeld vragen of je op de collega’s gelet hebt voor veiligheid, gezondheid en welzijn en om dan voorbeelden hiervan te geven.

Hierbij is het van belang om te focussen op oorzaken voor onveilig handelingen (opdrachtgever, omstandigheden, arbeidsmiddelen, omgeving, tijdsdruk etc. etc.). en het gesprek hierover verder aan te gaan.

Praktijkvoorbeelden:

• Was de werkvergunning duidelijke en volledig?
• Kon u eenvoudig beschikken over de geëiste PBM’s?
• Heeft u vooraf een korte risicobeoordeling uitgevoerd (LMRA)?
• Was de omgeving voldoende veiliggesteld?
• Waren de werkomstandigheden comfortabel (weer, klimaat etc.)?
• Kon u de werkzaamheden uitvoeren zonder fysieke overbelasting en zonder onnatuurlijke houdingen?
• Voelde u tijdsdruk voor het uitvoeren van de werkzaamheden?

Wat kan de meestergast hierin verder betekenen? En natuurlijk niet te vergeten de boodschap dat de medewerker zulke handelingen niet hoeft uit te voeren en de meestergast hiervan direct op de hoogte mag stellen.

Hoe ziet de verslaglegging er dan uit?

Het eerste gedeelte van het formulier bestaat uit de ingevulde blokken hierboven uit het gesprek met medewerkers met betrekking tot veiligheid op de werkplek.

Het tweede gedeelte van het formulier bestaat uit het meer regulier bekende gedeelte van een formulier werkplekinspecties met:

• Vaststellingen (ook positieve vaststellingen)
• Checklijst met een aantal gevaren die geobserveerd en beoordeeld dienen te worden
• Te nemen acties inclusief verantwoordelijken

Hiermee wordt voldaan aan de minimumeis voor verslaglegging van werkplekinspecties:

Er worden inspectieverslagen gemaakt, waarin opgenomen positieve bevindingen, geconstateerde afwijkingen, uit te voeren verbeteracties, uitvoeringsverantwoordelijken en de bepaling van de tijdsduur voor de uitvoering.

Wat is de meerwaarde van dit ‘Vlaams voorbeeld’ van uitvoeren van werkplekinspecties?

Deze stijl van uitvoeren heeft voordelen voor de meestergast, voor de medewerkers én voor het management.

• De meestergast gaat het gesprek voeren met de medewerkers waarbij door de manier van vraagstelling er een open gesprek kan ontstaan
• De medewerkers kunnen op z’n Nederlands gezegd ‘hun ei kwijt’
• Het management krijgt een overzicht van wat er leeft op de werkvloer voor wat betreft veiligheid

Met dit Vlaamss voorbeeld wordt het uitvoeren van werkplekinspecties leuker en nuttiger!

En met goede werkinspecties kan ook de arbeidsveiligheid, arbeidsgezondheid en psychosociale arbeidsbelasting op de werkplekken verbeterd worden!