Werkplekinspecties



PrintPrint

Hoofdstuk 7 van de VCA-checklist heeft als doel het tijdig signaleren van afwijkingen in werkplekcondities en gedrag en handelingen van medewerkers en het treffen van corrigerende maatregelen gericht op het voorkomen van ongevallen en VGM-incidenten.

Met behulp van periodieke inspecties kunnen risico’s bewust, stelselmatig en tijdig preventief worden opgemerkt, uitgeschakeld en/of beperkt. Het consequent en juist uitvoeren van de periodieke inspecties is één van de belangrijkste elementen in het VGWM-beheerssysteem. Niet alleen daalt het aantal gevaarlijke situaties en onveilige handelingen, ook demonstreert het management het belang van de aspecten veiligheid, gezondheid en milieu in de het bedrijf.

Van belang is om ook om aandacht te geven aan de positieve bevindingen van de inspecties. Het uitvoeren van periodieke inspecties is vooral een taak van de direct operationeel leidinggevenden. Ook operationele medewerkers kunnen inspecties uitvoeren onder verantwoordelijkheid van een operationeel leidinggevende.

Door het maandelijks goed uitvoeren van periodieke inspecties per operationele werkplek kunnen ze op een belangrijke wijze hun leiderschap tonen.

 

Directieleden

Operationele directieleden dienen in overeenstemming met de VCA-eisen minimaal eenmaal per kwartaal deel te nemen aan een werkplekinspectie op een werklocatie. Zij moeten deze periodieke werkplekinspecties als een managementstool beschouwen en consequent toepassen.

Als operationeel leidinggevenden en hun directieleden / top- en middenmanagement de periodieke inspecties niet juist en consequent uitvoeren of niet kunnen managen dan heeft het bedrijf een groot probleem. Je hebt als directie / manager dan geen probleem maar je bent een probleem. Want: “Als je veiligheid niet kunt managen, kun je niet managen!” Het uitvoeren van de periodieke inspecties dient dan ook zwaar mee te wegen in de persoonlijke beoordeling van alle managers en leidinggevenden.

 

Periodieke werkplekinspecties

Om een hoog niveau van veiligheid, gezondheid en milieubeheersing op de werkplek (zowel binnen de eigen bedrijfssituatie, op locatie en het project op terrein van de opdrachtgever) te kunnen handhaven, moeten de directe leidinggevenden de werkplek eens per maand inspecteren.

In de inspecties dient onder meer gelet te worden op:

- Het toepassen en uitvoeren van de LMRA

- Risicovolle taken

- Naleving veiligheids- en milieuregels en -voorschriften, inclusief gebruik van de persoonlijke beschermingsmiddelen

- Orde en netheid

- Gevaarlijke situaties en handelingen

- Omgaan met gevaarlijke of milieubelastende stoffen

- Beschikbaarheid van reddingsmiddelen (EHBO-koffer, AED-apparatuur, brandblusapparatuur en dergelijke)

- Veiligheidsvoorzieningen (bereikbaarheid en beschikbaarheid van de vluchtwegen)

- Beschikbaarheid van veilig en juist te gebruiken gereedschap en equipement

- Dragen persoonlijke beschermingsmiddelen en gebruik van beveiligingen

 

Kortdurende werkzaamheden

Bij veel kortdurende werkzaamheden op verschillende locaties volstaat een planning die zo veel mogelijk recht doet aan de geest van ‘eenmaal per maand’.  Zo kan bijvoorbeeld in een installatiebedrijf waarbij de monteurs solistisch werken, worden volstaan met het tweejaarlijks bezoek en observeren van iedere monteur door de operationeel leidinggevende.

Als bij twintig procent of meer van de bezoeken afwijkingen worden geconstateerd, dan moet de frequentie omhoog. Als bij minder dan vijf procent afwijkingen voorkomen, kan de frequentie omlaag. Bedenk wel dat aandacht van de operationeel leidinggevende op de werkplek van de uitvoerende vaak bijzonder op prijs wordt gesteld, ook als er geen afwijkingen worden geconstateerd.

 

Opvolging van maatregelen en procedures

Naar aanleiding van de geconstateerde tekortkomingen moeten deze inspecties en observaties resulteren in concrete actiepunten ter verbetering. Belangrijk is dat er een goede verslaglegging plaatsvindt. Zowel de tekortkomingen als de voorgestelde correctieve maatregelen moeten als actiepunten zijn benoemd.

Ook het vermelden van de verantwoordelijken voor de uitvoering en de tijd waarbinnen de actie moet zijn uitgevoerd, is vereist. Voor de acceptatie is het van belang dat de verslaglegging besproken wordt. Hiervoor kan het periodieke overleg dienen.

Vaak bevatten de resultaten van de inspectie essentiële onderwerpen voor de toolboxmeetings. Het is noodzakelijk om controle en evaluatie uit te voeren op de opvolging van de geconstateerde tekortkomingen. Een schema van te houden inspecties moet beschikbaar zijn voor alle betrokkenen. Voorwaarde is ook dat de inspecties op het terrein van de opdrachtgever plaatsvinden.

 

Werkwijze werkplekinspectie

Elk VCA-gecertificeerd bedrijf heeft een procedure waarin duidelijk de wijze waarop de werkplekinspectie gehouden worden en de regels die hierbij gelden, worden vermeld. In de procedure moeten de verantwoordelijkheden worden vastgelegd.

Verantwoordelijkheden:

- De verantwoordelijken voor het uitvoeren en toetsen van de werkplekinspecties

- Beheer van de werkplekinspectielijsten

- Planning en coördinatie van de inspecties

- Aanspreekpunt voor advies en deskundige ondersteuning

 

De werkwijze:

- Wie, wat, waar en hoe vaak de inspecties worden uitgevoerd

- Gebruik van de werkplek-inspectielijsten en actielijsten

- Wie een afschrift ontvangt en wie het origineel bewaart

- Registratie van, overleg over en controle op de tijdige opvolging van de maatregelen

Als de opvolging van de maatregelen niet of onvoldoende plaatsvindt dan daalt de motivatie voor de uitvoering van de inspecties. Top- en middenmanagement moeten vasthoudend hier aandacht aan besteden.

 

Jaarlijkse trendanalyse

Jaarlijks dient een trendanalyse te worden uitgevoerd op de positieve en negatieve geconstateerde bevindingen. Bevindingen worden geclassificeerd en op basis van de analyse wordt bepaald welke acties met follow up dienen te worden genomen. Deze informatie kan onder meer dienen als input voor de directie directiebeoordeling zoals die in hoofdstuk 1 wordt vermeld.