Melden bijna-ongevallen, onveilige situaties en handelingen
Hoofdstuk 11 van de VCA-checklist heeft als doel inzicht in de actuele VGM-prestaties en bevat twee vragen voor alle VCA gecertificeerde bedrijven.
11.1 Heeft het bedrijf een procedure voor het melden en registreren van ongevallen van medewerkers met en zonder verzuim/werkverlet, bijna-ongevallen en overige VGM-incidenten?
11.2 Vindt er onderzoek plaats van ongevallen met en zonder verzuim/werkverlet, bijna-ongevallen en overige VGM-incidenten?
Het gaat om een procedure en om onderzoek voor het melden en onderzoeken van
- ongevallen met verzuim/werkverlet;
- ongevallen met aangepast werk;
- ongevallen zonder verzuim/werkverlet (vanaf EHBO / 'pleisterongevallen');
- bijna-ongevallen;
- onveilige situaties en handelingen;
- overige VGM-incidenten (bijvoorbeeld materiële schade en milieu-incidenten).
Bij een groot aantal bedrijven worden in de praktijk maar mondjesmaat de bijna-ongevallen, de onveilige situaties en handelingen en de overige VGM-incidenten gemeld. En zonder melden: geen onderzoek, gemiste kansen om te leren en te verbeteren en toename van onveiligheid met de kans op ongevallen tot gevolg.
Het bedrijf neemt dan vaak maatregelen door nog een keer te benadrukken wat het belang van melden is in een toolboxmeeting en of het melden gemakkelijker via een app te laten plaatsvinden. Maatregelen die vaak in eerste instantie wel het aantal meldingen doet toenemen.
Om het aantal meldingen door werknemers echter te stimuleren en structureel te laten toenemen is meer nodig. Zo zou een essentiële vraag aan de checklist kunnen/moeten worden toegevoegd of in ieder geval binnen elk bedrijf gesteld moeten worden. Dan gaat het om de essentiële vraag:
“Heerst er binnen het bedrijf psychologische veiligheid of onveiligheid om te melden?”
Wat verstaan we onder psychologische veiligheid?
Psychologische veiligheid houdt in dat mensen interpersoonlijke sociale risico's durven te nemen op basis van de verwachting dat collega's en leidinggevenden hier constructief op reageren. Oftewel: je voelt je genoeg op je gemak om je tegen elkaar uit te spreken. Je weet dat je niet onzeker hoeft te zijn als je een nieuw idee wil delen, een vraag wil stellen, of een mogelijke fout of afwijking wil melden. Ook als je gedachten misschien afwijken van de norm.
Dat betekent met betrekking tot melden dat een melding door collega’s en leidinggevende wordt gewaardeerd. De melder wordt door de direct leidinggevende persoonlijk bedankt. Het gemelde wordt binnen korte tijd onderzocht en de melder hoort van de direct leidinggevende hoe één en ander wordt afgehandeld! Deze werkwijze is gebaseerd op het geven van aandacht. Aandacht maakt immers alles beter en doet groeien!
| Google deed in het verleden een diepgaand onderzoek naar de oorzaken waarom bepaalde teams wel of niet succesvol waren. Amy Edmondson duidde die succesoorzaken/-factoren aan als psychologische veiligheid en deed onderzoek naar psychologische veiligheid in bedrijven en teams. Ze is auteur van het lezenswaardige boek 'De onbevreesde organisatie’. Dit boek toont aan dat een bedrijf pas tot werkelijke vooruitgang komt als medewerkers zich vrij voelen om hun plannen en ideeën te bespreken en ook hun bedenkingen durven uiten. Concreet: werknemers moeten zich vrij voelen om te melden. |
Op internet komt de navolgende checklist psychologische veiligheid voor gericht op teams maar zeker bruikbaar om inzicht te krijgen of de psychologische veiligheid in het bedrijf zodanig is dat bijvoorbeeld werknemers zonder vrees kunnen willen melden.
Kenmerken of symptomen van psychologische onveiligheid kunnen als volgt, worden gecheckt:
- Er zijn geen meningsverschillen of uiteenlopende gezichtspunten
- Er worden nauwelijks of geen vragen gesteld tijdens bijeenkomsten
- Moeilijke of pijnlijke thema’s worden vermeden, er wordt om de hete brei gedanst
- Er wordt weinig feedback gegeven en gevraagd
- Men spreekt niet over gemaakte fouten en als dit gebeurt, wordt de oorzaak bij anderen gezocht
- Leidinggevenden zijn overwegend (of zelfs uitsluitend) aan het woord
- Op collegiale verzoeken om hulp reageert men afwijzend
- Medewerkers kennen elkaar alleen op professionele, niet op persoonlijke basis
Om te werken aan meer psychologische veiligheid worden navolgende tips gegeven te verdelen in drie categorieën: aandacht en leren, verbinden en inclusie alsmede uitdagen. Tips met name van belang voor het gedrag van directie, management en leidinggevenden. Mogelijk belangrijk onderdeel van een leiderschapstraining. Praktisch toe te passen bij scholing, opleidingen, toolbox meetings, kick off meetings, overleg, dialoog met werknemers en inspecties.
- Aandacht en leren.
- Wees aanwezig (geen laptop of mobiel op tafel)
- Luister actief, ongeacht wie er spreekt
- Maak oogcontact wanneer je spreekt of luistert
- Laat zien dat je begrepen hebt wat er gezegd is, vat het gezegde samen
- Streef naar interactie
- Stel open vragen
- Wees je bewust van je lichaamstaal: ook als je zwijgt, communiceer je wel degelijk
- Verbinden en inclusie.
- Begin altijd met het communiceren van de bedoeling van bijeenkomsten
- Betrek iedereen bij de bijeenkomst
- Bejegen mensen die iets naar voren brengen op positieve wijze
- Toon begrip voor dingen die gezegd worden, ook al ben je het er niet mee eens
- Probeer (discussies over) schuldvragen te voorkomen
- Wees toegankelijk voor anderen
- Uitdagen
- Vraag anderen om input en feedback
- Vraag het team om jouw standpunt in twijfel te trekken
- Moedig mensen aan om interpersoonlijke sociale risico’s te nemen
Vooraanstaande geven geen antwoorden maar zijn wel tips die input kunnen zijn voor invulling van vraag 4.1 en 4.2 van het in hoofdstuk 4 VGM-bewustzijn.
4.1 Is er VGM-overleg binnen het bedrijf?
Met de doelstelling: Bevordering van motivatie en aandacht voor VGM binnen het bedrijf. Het toepassen van de tips kan inspiratie en inhoud geven aan de volgende minimumeisen van deze vraag:
Bij regulier overleg op alle organisatieniveaus binnen het bedrijf worden VGM-onderwerpen besproken.
- Medewerkers worden in de gelegenheid gesteld om VGM-onderwerpen in het reguliere overleg aan de orde te stellen.
- Er vinden verspreid over het jaar toolboxmeetings plaats met alle (eigen en tijdelijke) operationele medewerkers, waarin de navolgende zaken regelmatig worden besproken:
Vraag 4.2: Heeft het bedrijf een programma voor het beïnvloeden van het VGM-bewustzijn en VGM-gedrag?
Met de doelstelling: Bevorderen van het VGM-bewustzijn en het VGM-gedrag van de medewerkers, om ongevallen en incidenten te voorkomen. Het toepassen van de tips kan inspiratie en inhoud geven aan de volgende minimumeisen van deze vraag:
- Er is een programma om VGM-bewustzijn en VGM-gedrag positief te stimuleren.
- Er zijn voorbeelden van initiatieven waaruit actieve betrokkenheid van medewerkers en management blijkt.
Beschouw aandacht voor psychologische veiligheid als een aspect om de veiligheidscultuur, -bewustzijn en gewenst gedrag te verbeteren. Het aspect is ook van belang voor elke organisatie die een stap op de veiligheidsladder willen maken.
Bron: internetartikelen met trefwoord 'psychologische veiligheid'. Raadpleeg internet verder voor aanvullende informatie op dit trefwoord en lees het boek van Amy Edmondson De onbevreesde organisatie.
Lees ook:
Document onderzoek bij ongevallen en incidenten
