VCA fase 2: onderdelen inhoudelijk bekijken



PrintPrint
VCA

In de vorige aflevering van ervaringen van een auditor heb ik het gehad over de fase 1 bij de VCA-audit, het vaststellen van de scope. Deze keer komt fase 2 aan bod, waarin inhoudelijk gekeken wordt naar de afzonderlijke onderdelen. In dit artikel staat precies op een rij waarop u moet letten bij de audit. Zo voorkomt u dat de reis een omweg neemt en het langer duurt voor u de bestemming bereikt.

Fase 1 is van toepassing bij initiële en her-audits. Een van de onderdelen die toen beschreven werd, is het bepalen van de ‘scope’. Met andere woorden: welke activiteiten van het bedrijf moeten VCA-gecertificeerd worden? In deze tweede aflevering gaat het over hoe het VCA-systeem is opgebouwd.

In het VGM-beheerssysteem dienen de volgende aspecten aanwezig te zijn:
•             Klachtenafhandeling van VCA-gerelateerde klachten
•             Uitgevoerde interne audit
•             Directiebeoordeling
•             Documentatie

Het betreft een inventarisatie van bovengenoemde punten. Tijdens fase 2 wordt inhoudelijk naar de onderdelen gekeken. Bij initiële en her-audits gaat fase 1 vaak niet goed. Ik moet dan een tekortkoming achterlaten. Het bedrijf heeft de bestemming nog niet bereikt. In dit artikel wijs ik de weg om probleemloos verder te gaan met fase 2 van de VCA-audit.

Klachtenafhandeling
De VCA-checklist 2008/5.1 eist niet een vastgelegde klachtenprocedure. De enige normatieve vraag die verwijst naar klachten, is vraag 3.5. In de minimumeisen van deze vraag staat ‘handelwijze bij klachten’ vermeld. Tijdens de Fase 2-audit wordt de implementatie van deze eis beoordeeld.

Er bestaat een norm voor klachtenafhandeling (ISO 10.002). Voor VCA-gecertificeerde bedrijven hoeft dat echter niet zo verdiepend te zijn. Maak aantoonbaar dat er een regeling is om te communiceren met klanten/opdrachtgevers met betrekking tot klachten. Duidelijk moet zijn, welke persoon verantwoordelijk is voor de klachtenafhandeling. In de regeling moet ook staan dat de eigen medewerkers en de medewerkers van onderaannemers klachten kunnen uiten over het VCA-systeem. Een praktische invulling kan zijn om tijdens het werkoverleg en/of de toolboxmeeting van ‘klachtenafhandeling’ een vast agendapunt te maken.

Uitgevoerde interne audit
Er is nogal eens discussie over de uitvoering van de interne audit. In de minimumeisen van VCA norm-vraag 1.6 staat: ‘jaarlijkse beoordeling door directie op basis van interne audits over drie jaren het gehele systeem bestrijkend’ en ‘vaststellen en opvolgen verbeteracties’.
Bij een initiële of her-audit moeten alle elementen van het VCA-systeem beoordeeld zijn. Indien niet jaarlijks het gehele systeem wordt beoordeeld, maar de beoordeling verspreid over drie jaar plaatsvindt, dient er een planning aanwezig te zijn. In de planning moet worden aangegeven wanneer welk onderdeel beoordeeld gaat worden. Dit gaat alleen op voor surveillance-audits.

Directiebeoordeling
Een van de verbeterpunten van de VCA 2008-norm ten opzichte van de VCA 2004-norm is dat de directie actiever bij het VGM-systeem betrokken wordt. De doelstelling van VCA-normvraag 1.6 is hier een duidelijk voorbeeld van: ‘Betrokkenheid van de directie gericht op het voldoen aan de VCA-eisen’. Tijdens de fase 1 wordt er gekeken of de directiebeoordeling is uitgevoerd. In de directiebeoordeling geeft de directie een oordeel over de doelstellingen, minimumeisen en documenten van alle respectievelijke vragen. Niet een VCA-eis, maar wel een stuk betrokkenheid van de directie als in de directiebeoordeling ook wordt aangehaald:
•             IF-frequentie
•             Meldingen (bijna-) ongevallen
•             Verbetermaatregelen
•             Trendanalyse van de uitgevoerde werkplekinspecties
•             Opmerkingen naar aanleiding van de interne en/of externe auditor
•             Klachten (zowel intern als extern)
•             De persoonlijke opvatting van de directie over het functioneren van het VCA-systeem

Documentatie
Elke VCA-normvraag is onderverdeeld in 3 hoofdstukken:  doelstelling, minimumeisen en documenten.

Documenten die bedoeld worden in de VCA-checklist zijn :
•             Procedure. De wijze van het uitvoeren van een activiteit om een bepaald doel te bereiken, al dan niet omschreven in afzonderlijke onderdelen.
•             Methodiek. Een vaste, wel doordachte wijze van uitvoeren van een activiteit om een bepaald doel te bereiken, al dan niet omschreven in afzonderlijke onderdelen.
•             Richtlijn. Aanwijzing voor te volgen gedrag (richtinggevend).
•             Inventarisatie. Hetgeen men aantreft op een rij zetten.
•             Overzicht. Samenvatting, korte weergave of opsomming (overzichten zijn veelal vooraf opgesteld en vormen een hulpmiddel voor het VGM-beheerssysteem).
•             Registratie. Een vastlegging waarin bewijs wordt geleverd van een uitgevoerde of uit te voeren activiteit.

Bestemming bereikt
Als het bedrijf probleemloos door de fase 1 is gekomen, maakt de auditor dit kenbaar. De fase 1 wordt formeel afgesloten. Na deze formele afsluiting kan na minimaal 1 week begonnen worden met de implementatie-audit. De bestemming fase 2 is bereikt!