VCA fase 1: de scope vaststellen

Kunt u zich de televisiereclame nog herinneren van een automobilist die luisterend naar het navigatieapparaat op het commando ‘rechts af’ een tuin inreed?  Dat gevoel van ‘waarom gaat dit bedrijf nu deze kant op’, bekruipt mij als VCA-auditor regelmatig. De VG-functionaris staat op de automatische piloot. Opmerkingen die ik regelmatig hoor: ‘De adviseur heeft gezegd dat het zo wel goed is.’ Of de VG-functionaris zegt dat de werkzaamheden al jaren zo uitgevoerd worden. In drie columns ga ik dieper in op de norminterpretatie van de VCA-checklijst. Wat wordt er gevraagd en wat staat er nu eigenlijk in de VCA-norm?

VCA-audit in fases
Een VCA-audit bestaat uit twee fases. Tijdens Fase 1 wordt de documentatie beoordeeld op aanwezigheid en volledigheid, tijdens Fase 2 volgt de implementatie.

Fase 1
Voor de eerste maal een VCA-audit uitvoeren bij een bedrijf begint met de ‘Fase 1’ audit. Er is nogal wat onduidelijkheid wat dat nu inhoudt. Om TomTom-gedrag te voorkomen is het handig om als bedrijf zelf goed na te denken voor welke activiteiten de VCA-audit uitgevoerd moet worden. Deze vraag lijkt erg simpel, maar in de praktijk blijkt het toch erg lastig. Want wat is de ‘scope’? Dat geeft soms onduidelijkheid. Bedrijven laten het uittreksel van de Kamer van Koophandel zien, en willen dat dezelfde omschrijving op het VCA-certificaat vermeld wordt.

Scope
De scope op het VCA-certificaat beschrijft de risicovolle werkzaamheden van het bedrijf. Dat een bedrijf verkoop- en/of verhuuractiviteiten heeft, is uiteraard erg risicovol. Maar VCA bedoelt toch echt veiligheidskundige risico’s in plaats van bijvoorbeeld financiële risico’s. VCA-certificatie is uitsluitend bedoeld voor bedrijven die werkzaamheden uitvoeren met verhoogd risico in een risicovolle omgeving. In de ‘scope’ moet dit worden verwoord. Bedrijven die een uitgebreide scope op het certificaat willen hebben, moeten zich ook realiseren dat voor alle genoemde activiteiten een locatiebezoek uitgevoerd moet worden. Hieronder enkele aandachtspunten voor het formuleren van een VCA-scope.

De scope moet risicovolle activiteiten bevatten:
Alle activiteiten zoals ‘het aannemen van’, ‘het verhuren van’, ‘het verkopen van’, ‘de handel in’, ‘het leveren van’, ‘de engineering van’, ‘het ontwerpen van’, ‘het opleiden en trainen van’, mogen niet in de scope voorkomen. Soms kan een activiteiten zodanig omschreven worden dat hij wel aan de eisen voldoet. Bijvoorbeeld: ‘het leveren van’ kan omschreven worden als ‘het laden/lossen van’. Ook ‘de verhuur van materieel met bedienend personeel is niet toegestaan’. Hierbij kunnen wel de uitgevoerde werkzaamheden worden beschreven.

Er mogen geen subjectieve begrippen in de scope staan:          Begrippen zoals bijvoorbeeld ‘aanverwante werkzaamheden’, ‘unieke (gevelbeplating)’, ‘diverse bouwprojecten’, ‘kwalitatief hoogstaande’, ‘lichte aannemingswerkzaamheden’, moeten duidelijker omschreven worden en mogen geen ruimte voor verdere interpretatie geven. Daarnaast doet het niet ter zake hoe het te leveren product gekwalificeerd moet worden. Niet het type bedrijf, maar de werkzaamheden moeten vermeld worden. De scope moet dus altijd een of meerdere werkwoorden bevatten. Omschrijvingen als ‘loonbedrijf’, ‘aannemings­bedrijf GWW’, ‘aannemingsbedrijf burgerlijke- en utiliteitsbouw’, moeten dus vervangen worden door de werkzaamheden die daadwerkelijk uitgevoerd worden. Let er bij het omschrijven van de werkzaamheden daarom op dat deze specifiek genoeg zijn. ‘Het uitvoeren van werkzaamheden in de grond- weg- en waterbouw’ is niet specifiek genoeg. Er moet aangegeven worden welke werkzaamheden uitgevoerd worden zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van rioleringswerkzaamheden of bestratingswerkzaamheden.

Er worden alleen werkzaamheden vermeld waarvoor de VCA bedoeld is:
Het ‘detacheren’, ‘uitzenden’ en ‘ter beschikking stellen van personeel’ zijn VCU-activiteiten. Voor deze werkzaamheden is een certificaat VCU van toepassing. De scope is niet altijd standaard te programmeren. Hier moet goed over nagedacht worden. Als dan uiteindelijk de scope bepaald is, kan het certificatieonderzoek vervolgd worden.

Bestemming (nog) niet bereikt.Lees hier het vervolg VCA face 2: onderdelen inhoudelijk bekijken