Maak 'lastige' werkplekinspecties inzichtelijk door een mindmap



PrintPrint

Werkplekinspecties kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd. In de praktijk blijkt de ene methode wel effectiever dan de andere. In een serie van drie artikelen gaan wij dieper in op verschillende aanpakken. Na de 'klassieke' afvinklijsten nu de aanpak van de mindmap.

In mijn rol als auditor krijg ik soms het gevoel dat de uitgevoerde werkplekinspecties niet helemaal gegaan zijn zoals bedoeld. Mijn aanname is dat sommige bedrijven op vrijdagmiddag de vermaledijde checklijsten invullen. Het kan nog erger: enkele dagen vòòr de audit worden nog snel even twaalf werkplekinspecties-formulieren ingevuld. Het hoeft er tenslotte maar één per maand te zijn. Wordt gedacht.

Het doel is dan om alsnog aan de eis van één werkplekinspectie per maand en per project te voldoen. Ik begrijp dat volkomen. Voldoe je als bedrijf niet aan de eis, kan een tekortkoming het gevolg zijn. Soms lukt het en af en toe prikt de auditor het ballonnetje lek.

En dat is jammer. De doelstelling van de VCA-vraag rond werkplekinspecties is duidelijk: VGM-inspecties signaleren tijdig afwijkingen in werkplekcondities, gedrag en handelingen van medewerkers. Door adequaat te handelen, kunnen corrigerende maatregelen getroffen worden om ongevallen en VGM-incidenten te voorkomen.

Voorkomen VGM-incidenten 

Voorkomen van ongewenste gebeurtenissen. Dat is de hele kurk waarop VCA drijft. En dat moet bedrijven aanspreken. Geen enkel bedrijf wil ongevallen of VGM-incidenten.

Uitvoeren van werkplekinspecties heeft nòg een groot voordeel. Het complete VCA-verhaal komt er in voor. Dat leg ik uit.

Steeds andere onderwerpen

Tijdens een uitgevoerde werkplekinspectie blijkt dat er onduidelijkheid is over een bepaalde werkwijze. Dat is mooie input voor een toolbox-onderwerp. Daarnaast is het hoofdstuk ‘Opleiding, voorlichting en instructie’ geheel van toepassing.

Mocht er discussie zijn over een arbeidsmiddel, dan kan naast voorlichting en instructie, het hoofdstuk ‘Aanschaf en keuring van materialen, arbeidsmiddelen en PBM’ relevant zijn. Zijn er potentiële VGM-incidenten te verwachten, dan is hoofdstuk ‘Melding, registratie en onderzoek van VGM-incidenten’ goed om door te nemen.

Worden er risico’s benoemd, is uiteraard het hoofdstuk VGM-risicobeheer aan de beurt. Is bekend hoe er gehandeld moet worden in geval van een calamiteit, dan is hoofdstuk 6 (Voorbereiding op noodsituaties) van belang.

Nieuwsgierig geworden hoe een werkplekinspectie kan worden uitgevoerd met toegevoegde waarde?

Meer diepgang met mindmap

Pak een blanco A4 blad. Vouw dit in vier delen. Vouw het dan weer open. In elk van de vier kwadranten wordt bovenin een kernwoord geschreven: BEWUST – BEKWAAM (Veilig) – ONBEWUST en ONBEKWAAM (Onveilig). De volgorde is geheel willekeurig. 

Per kwadrant wordt een aantal steekwoorden ingevuld. Let er op dat het er niet te veel worden. Het ideale plaatje is dat er verschillende versies ontstaan. Kwadranten blijven hetzelfde. De steekwoorden veranderen. Dit voorkomt dat de medewerkers de vinkjes en kruisjes altijd op de zelfde plaats zetten. Zij weten inmiddels wat de gewenste invulvolgorde van het document werkplekinspectie is.

Door variatie aan te brengen, moet er gelezen en nagedacht worden. In het kwadrant BEWUST kan bijvoorbeeld komen te staan: LMRA – RISICO’S – VGM-voorlichting en -instructie of BHV-organisatie. Verspreid die woorden in het vierkant. Omcirkel ze. En zet een aantal pijlpunten naast het kernwoord. De medewerkers moeten invullen wat de risico’s zijn, welke PBM's van toepassing zijn en de coronamaatregelen in acht zijn genomen.

Makkelijk en snel

Het vak ONBEKWAAM (onveilig) kan het kernwoord ‘GEVAREN’ bevatten. Ook kan hier LMRA of VGM-instructie genoemd worden. Opvallend is dat medewerkers bij een pijlpunt de opmerking ‘zie foto’ gaan plaatsen. Dat scheelt schrijven. En een foto zegt meer dan heel veel woorden.

Het vraagt van de VGM-functionaris creativiteit om een goed gevuld A4'tje te maken. Houd het klein. Medewerkers moeten het makkelijk kunnen invullen. Naast makkelijk moet het ook redelijk snel kunnen.

De achterzijde van het A4'tje kan gebruikt worden voor het invullen van de datum, projectgegevens, soort werkzaamheden, tijdstip, aanwezige medewerkers en dergelijke. Bovendien blijft er voldoende ruimte over om allerlei relevante op- of aanmerkingen op te schrijven.

 

 

Papierversnipperaar

Dit houdt niet in dat het bestaande werkplekinspectieformulier onmiddellijk door de papierversnipperaar kan. De directie kan dit elk kwartaal blijven gebruiken voor het uitvoeren van een werkplekbezoek. De VGM-functionaris kan dit uiteraard ook blijven gebruiken.

Ander punt van aandacht is: wanneer moet de werkplekinspectie uitgevoerd worden? Wordt de doelstelling van de VCA-vraag goed geïnterpreteerd, dan blijkt dat bij voorkeur vòòr aanvang van de werkzaamheden. Interessant kan zijn om dat als start van elk project te realiseren.

Daarnaast is het invullen van de kwadranten tijdens of na een klus uiteraard prima. Wees benieuwd naar eventuele verschillen. Zijn er daadwerkelijk corrigerende maatregelen getroffen? Bijvangst is dat het ook lekker meetelt voor het aantal uitgevoerde werkplekinspecties.

Positieve effecten:

- Medewerkers kunnen in hun eigen woorden de situatie beschrijven;

- Vergroot de betrokkenheid;

- Niet uitsluitend kruisjes of vinkjes plaatsen;

- Stimuleert het VGM-denken.

Daarnaast ontvangt de VGM-functionaris waardevolle informatie. Wordt er veel in het kwadrant ONBEKWAAM (onveilig) genoteerd, dan is er werk aan de winkel. Vullen mensen ONBEWUST regelmatig in, houdt in dat de VGM-voorlichting meer aandacht nodig heeft.

De ingevulde documenten kunnen dienen als toolbox-onderwerp. Ze leveren genoeg stof tot nadenken op. De toolbox-meeting is ook een prima startpunt om in samenspraak met de operationele medewerkers een nieuw A4'tje op te stellen voor het volgende kwartaal.

Auditoren zullen deze manier van het uitvoeren van werkplekinspecties toejuichen. Het is in elk geval weer eens wat anders en het zet mensen aan het denken. Deze manier van werken is effectief omdat hen een spiegel wordt voorgehouden. De risico's op het werk gaan meer leven.

Door op deze mindmapwijze een werkplekinspectie uit te voeren, wordt de doelstelling van de VCA-vraag 7.1 goed gerealiseerd. Zowel kwantitatief als kwalitatief. Ideale uitkomst is dat de medewerkers BEWUST BEKWAAM zijn of worden.

 

Lees ook:

Artikel over de 'klassieke' afvinklijstjes